KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN XÉT CẤP LẠI HỌC BỔNG HỌC KỲ II NĂM HỌC 2020-2021

QUỸ HỌC BỔNG

THẮP SÁNG NIỀM TIN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do - Hạnh phúc

Số:       /KH-QHB

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 3 năm 2021

Giai đoạn

Thời gian thực hiện

Nhiệm vụ

Chỉ đạo

Thực hiện

Ghi chú

1

(Chuẩn bị tài liệu phỏng vấn)

3 ngày

Gửi phiếu phỏng vấn [1] và tiêu chí    đánh giá sức khỏe cho sinh viên [3].

Trưởng BCTSV

Trưởng G

-

- Điền phiếu phỏng vấn và hoàn thành     video kiểm tra sức khỏe.

- Nộp bảng điểm, biên lai file mềm..

Trưởng G

Sinh viên

-

5 ngày

- Tổng hợp video kiểm tra sức khỏe, phiếu phỏng vấn.

- Kiểm tra video kiểm tra sức khỏe, phiếu phỏng vấn.

- Đề xuất trao hoặc ngừng trao học bổng với sinh viên có thái độ không tốt.

- Tổng hợp phiếu phỏng vấn.

- Tổng hợp bảng điểm, biên  lai.

Trưởng BCTSV

Trưởng G

Trưởng G có thể yêu cầu sinh viên làm lại nếu phiếu phỏng vấn hoặc video sức khỏe chưa đạt yêu cầu.

Video kiểm tra sức khỏe đảm bảo đúng chuẩn.

Phiếu phỏng vấn có thông tin chính xác đầy đủ ở những ô bắt buộc.

Trưởng BCTSV rà soát, kiểm tra dữ liệu, đôn đốc Trưởng G, các sinh viên để kịp tiến độ công việc.

-  - Kiểm tra lại các dữ liệu & xem xét đề xuất của Trưởng G.

-  - Trưởng BCTSV lên kế hoạch phỏng vấn và sắp xếp lịch với hội đồng phỏng vấn cấp cộng đồng để phỏng vấn sinh viên.

-

Trưởng BCTSV

Kế hoạch phỏng vấn bao gồm các dữ liệu: số lượng sinh viên, tình trạng biên lai, bảng điểm, video đánh giá sức khỏe, và cách thức họp và thời gian phỏng vấn đề xuất.

Các tài liệu gửi đến HĐPV CĐ (link drive): [CĐ XX – Dữ liệu sinh viên], trong đây bao gồm: kế hoạch phỏng vấn của CĐ và dữ liệu từng G.

- Trình Kế hoạch phỏng vấn cấp Cộng đồng và dữ liệu của các sinh viên được đề cập trong kế hoạch.

-

Trưởng BCTSV

-

   Phê duyệt Kế hoạch phỏng vấn cấp Cộng đồng.

-

BTV & BĐH

Ban Tư Vấn xem qua kế hoạch và dữ liệu của các sinh viên, cho ý kiến nhận xét.

Ban Điều Hành phê duyệt sau cùng:

- Đồng ý => mục 2.1.

- Không đồng ý => BCTSV thực hiện lại theo nhận xét, ý kiến từ BĐH và BTV.

2.1

7 ngày

Phỏng vấn sinh viên cấp Cộng đồng

-

HĐPV CĐ & Sinh viên

Trưởng G tạo phòng Google Meet hoặc Zoom cho buổi phỏng vấn

Trưởng G điều phối lần lượt từng sinh viên phỏng vấn

HĐPV CĐ chuẩn bị sẵn các file liên quan: tổng hợp dữ liệu sinh viên[2], phiếu phỏng vấn.

Ghi biên bản

Trưởng BCTSV

Trưởng G

Trọng tâm việc tóm tắt sự chuẩn bị của sinh viên, nhận xét của hội đồng phỏng vấn cấp cộng đồng.

Báo cáo kết quả phỏng vấn

-

Trưởng BCTSV

Trưởng BCTSV gửi email báo cáo kết quả phỏng vấn [5] đến BĐH, chậm nhất 2 ngày sau phỏng vấn.

Link drive bao gồm: Tổng hợp dữ liệu sinh viên, Dữ liệu sinh viên từng G.

2.2

  7 ngày

Phê duyệt kết quả phỏng vấn cấp cộng đồng

-

BĐH

BĐH dựa vào ý kiến của BCTSV và cho ý kiến cuối cùng

Không đồng ý => thông báo không trao học bổng.

Đồng ý:

-         Đối với sinh viên G14 và sinh viên có yêu cầu sau phỏng vấn trong kì trước => giai đoạn 2.2.

-         Đối với sinh viên còn lại => thông báo trao học bổng => giai đoạn 5.

Phỏng vấn sinh viên cấp Ban điều hành

-

HĐPV BĐH, HĐTV & Sinh viên

Trưởng G tạo phòng Google Meet hoặc Zoom cho buổi phỏng vấn

Trưởng G điều phối lần lượt từng sinh viên phỏng vấn

HĐPV, HĐTV chuẩn bị sẵn các file liên quan: tổng hợp dữ liệu sinh viên, phiếu phỏng vấn.

Ghi biên bản

Trưởng BCTSV

Trưởng G

-

Thông báo kết quả phỏng vấn

BĐH và BTK

BĐH và BCTSV họp lại vào cuối buổi phỏng vấn về kết quả phỏng vấn.

BTK gửi kết quả phỏng vấn đến trưởng BCTSV và Trưởng G chậm nhất 24h sau phỏng vấn..

Tiến hành gửi email thông báo kết quả đến sinh viên [7]

Trưởng BCTSV

Trưởng G

-

3

(Đối với sinh viên có yêu cầu sau phỏng vấn)

3 ngày

Thực hiện các yêu cầu sau phỏng vấn.

Trưởng BCTSV, Trưởng G

Sinh viên

Trưởng G theo dõi, đôn đốc & tổng hợp các yêu cầu sau phỏng vấn của sinh viên.

Trưởng BCTSV cho ý kiến nhận xét các yêu cầu của sinh viên

Không đồng ý => thông báo sinh viên làm lại.

Đồng ý => trình lên BĐH.

4

3 ngày

Kiểm tra và phê duyệt các yêu cầu sau phỏng vấn

-

BĐH

BĐH dựa vào ý kiến của BCTSV và cho ý kiến cuối cùng

Không đồng ý => thông báo không trao học bổng.

Đồng ý => trao học bổng.

3 ngày

Tiến hành gửi email thông báo kết quả đến sinh viên [7]

Trưởng BCTSV

Trưởng G

-

5

3 ngày

Trình danh sách chuyển học bổng cho BĐH [6]

Trưởng BCTSV

Trưởng G

Danh sách chuyển học bổng bao gồm các sinh viên không có các yêu cầu sau phỏng vấn và các sinh viên đã hoàn thành yêu cầu sau phỏng vấn.

Kiểm tra và phê duyệt

-

BĐH

Thời gian tối đa 3 ngày

Chuyển học bổng

BĐH

Kế toán

Kế toán chuyển khi danh sách được phê duyệt

Nơi nhận:

- Ban Điều hành Quỹ;

- BCTSV các cộng đồng;

- Lưu: VP.

TM. BAN ĐIỀU HÀNH

P. GIÁM ĐỐC

 (đã ký)

Ngô Khánh Sơn