KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN XÉT CẤP LẠI HỌC BỔNG HỌC KỲ II NĂM HỌC 2020-2021

13:11 15/03/2021Ban điều hành22 lượt xem

QUỸ HỌC BỔNG

THẮP SÁNG NIỀM TIN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập -Tự do - Hạnh phúc

Số: /KH-QHB

Tp. Hồ Chí Minh, ngày 14 tháng 3 năm 2021

KẾ HOẠCH

PHỎNG VẤN XÉT CẤP LẠI HỌC BỔNG HỌC KỲ II NĂM HỌC 2020-2021

I. Mục đích – Yêu cầu:

Rà soát tình hình học tập và sinh hoạt của sinh viên trong học kỳ I năm học 2020-2021 và kế hoạch phấn đấu trong học kỳ II năm học 2020-2021;
Định hướng công việc và kế hoạch tài chính một cách đúng đắn cho sinh viên;
Trao đổi, hỏi thăm tình hình sinh viên;

II. Quy trình phỏng vấn lại:

Giai đoạn	Thời gian thực hiện	Nhiệm vụ	Chỉ đạo	Thực hiện	Ghi chú
1 (Chuẩn bị tài liệu phỏng vấn)	3 ngày	Gửi phiếu phỏng vấn [1] và tiêu chí đánh giá sức khỏe cho sinh viên [3].	Trưởng BCTSV	Trưởng G	-
	3 ngày	- Điền phiếu phỏng vấn và hoàn thành video kiểm tra sức khỏe. - Nộp bảng điểm, biên lai file mềm..	Trưởng G	Sinh viên	-
	5 ngày	- Tổng hợp video kiểm tra sức khỏe, phiếu phỏng vấn. - Kiểm tra video kiểm tra sức khỏe, phiếu phỏng vấn. - Đề xuất trao hoặc ngừng trao học bổng với sinh viên có thái độ không tốt. - Tổng hợp phiếu phỏng vấn. - Tổng hợp bảng điểm, biên lai.	Trưởng BCTSV	Trưởng G	Trưởng G có thể yêu cầu sinh viên làm lại nếu phiếu phỏng vấn hoặc video sức khỏe chưa đạt yêu cầu. Video kiểm tra sức khỏe đảm bảo đúng chuẩn. Phiếu phỏng vấn có thông tin chính xác đầy đủ ở những ô bắt buộc. Trưởng BCTSV rà soát, kiểm tra dữ liệu, đôn đốc Trưởng G, các sinh viên để kịp tiến độ công việc.
		- - Kiểm tra lại các dữ liệu & xem xét đề xuất của Trưởng G. - - Trưởng BCTSV lên kế hoạch phỏng vấn và sắp xếp lịch với hội đồng phỏng vấn cấp cộng đồng để phỏng vấn sinh viên.	-	Trưởng BCTSV	Kế hoạch phỏng vấn bao gồm các dữ liệu: số lượng sinh viên, tình trạng biên lai, bảng điểm, video đánh giá sức khỏe, và cách thức họp và thời gian phỏng vấn đề xuất. Các tài liệu gửi đến HĐPV CĐ (link drive): [CĐ XX – Dữ liệu sinh viên], trong đây bao gồm: kế hoạch phỏng vấn của CĐ và dữ liệu từng G.
		- Trình Kế hoạch phỏng vấn cấp Cộng đồng và dữ liệu của các sinh viên được đề cập trong kế hoạch.	-	Trưởng BCTSV	-
		Phê duyệt Kế hoạch phỏng vấn cấp Cộng đồng.	-	BTV & BĐH	Ban Tư Vấn xem qua kế hoạch và dữ liệu của các sinh viên, cho ý kiến nhận xét. Ban Điều Hành phê duyệt sau cùng: - Đồng ý => mục 2.1. - Không đồng ý => BCTSV thực hiện lại theo nhận xét, ý kiến từ BĐH và BTV.
2.1	7 ngày	Phỏng vấn sinh viên cấp Cộng đồng	-	HĐPV CĐ & Sinh viên	Trưởng G tạo phòng Google Meet hoặc Zoom cho buổi phỏng vấn Trưởng G điều phối lần lượt từng sinh viên phỏng vấn HĐPV CĐ chuẩn bị sẵn các file liên quan: tổng hợp dữ liệu sinh viên[2], phiếu phỏng vấn.
		Ghi biên bản	Trưởng BCTSV	Trưởng G	Trọng tâm việc tóm tắt sự chuẩn bị của sinh viên, nhận xét của hội đồng phỏng vấn cấp cộng đồng.
		Báo cáo kết quả phỏng vấn	-	Trưởng BCTSV	Trưởng BCTSV gửi email báo cáo kết quả phỏng vấn [5] đến BĐH, chậm nhất 2 ngày sau phỏng vấn. Link drive bao gồm: Tổng hợp dữ liệu sinh viên, Dữ liệu sinh viên từng G.
2.2	7 ngày	Phê duyệt kết quả phỏng vấn cấp cộng đồng	-	BĐH	BĐH dựa vào ý kiến của BCTSV và cho ý kiến cuối cùng Không đồng ý => thông báo không trao học bổng. Đồng ý: - Đối với sinh viên G14 và sinh viên có yêu cầu sau phỏng vấn trong kì trước => giai đoạn 2.2. - Đối với sinh viên còn lại => thông báo trao học bổng => giai đoạn 5.
		Phỏng vấn sinh viên cấp Ban điều hành	-	HĐPV BĐH, HĐTV & Sinh viên	Trưởng G tạo phòng Google Meet hoặc Zoom cho buổi phỏng vấn Trưởng G điều phối lần lượt từng sinh viên phỏng vấn HĐPV, HĐTV chuẩn bị sẵn các file liên quan: tổng hợp dữ liệu sinh viên, phiếu phỏng vấn.
		Ghi biên bản	Trưởng BCTSV	Trưởng G	-
		Thông báo kết quả phỏng vấn		BĐH và BTK	BĐH và BCTSV họp lại vào cuối buổi phỏng vấn về kết quả phỏng vấn. BTK gửi kết quả phỏng vấn đến trưởng BCTSV và Trưởng G chậm nhất 24h sau phỏng vấn..
		Tiến hành gửi email thông báo kết quả đến sinh viên [7]	Trưởng BCTSV	Trưởng G	-
3 (Đối với sinh viên có yêu cầu sau phỏng vấn)	3 ngày	Thực hiện các yêu cầu sau phỏng vấn.	Trưởng BCTSV, Trưởng G	Sinh viên	Trưởng G theo dõi, đôn đốc & tổng hợp các yêu cầu sau phỏng vấn của sinh viên. Trưởng BCTSV cho ý kiến nhận xét các yêu cầu của sinh viên Không đồng ý => thông báo sinh viên làm lại. Đồng ý => trình lên BĐH.
4	3 ngày	Kiểm tra và phê duyệt các yêu cầu sau phỏng vấn	-	BĐH	BĐH dựa vào ý kiến của BCTSV và cho ý kiến cuối cùng Không đồng ý => thông báo không trao học bổng. Đồng ý => trao học bổng.
4	3 ngày	Tiến hành gửi email thông báo kết quả đến sinh viên [7]	Trưởng BCTSV	Trưởng G	-
5	3 ngày	Trình danh sách chuyển học bổng cho BĐH [6]	Trưởng BCTSV	Trưởng G	Danh sách chuyển học bổng bao gồm các sinh viên không có các yêu cầu sau phỏng vấn và các sinh viên đã hoàn thành yêu cầu sau phỏng vấn.
		Kiểm tra và phê duyệt	-	BĐH	Thời gian tối đa 3 ngày
		Chuyển học bổng	BĐH	Kế toán	Kế toán chuyển khi danh sách được phê duyệt

(Các tài liệu phỏng vấn được phổ biến riêng và đính kèm theo kế hoạch này)

III. Tổ chức thực hiện:

Hội đồng phỏng vấn cấp Ban Điều hành:

Ông Ngô Khánh Sơn – Phó Giám đốc Quỹ - Trưởng Hội đồng;
Ông Nguyễn Thanh Phong – Thành viên BĐH Quỹ - Thành viên;
Bà Trương Thị Huỳnh Mai – Thành viên BĐH Quỹ - Thành viên;
Ông Đặng Lê Minh – Thành viên BĐH Quỹ - Thành viên.
Ban Thư ký Hội đồng phỏng vấn – Hỗ trợ.
Ban CTSV CĐ – Hỗ trợ.

Hội đồng phỏng vấn Cấp Cộng đồng:

Ông Nguyễn Thanh Phong – Thành viên BĐH Quỹ - Thành viên;
Bà Trương Thị Huỳnh Mai – Thành viên BĐH Quỹ - Thành viên;
Ông Đặng Lê Minh – Thành viên BĐH Quỹ - Thành viên.
Ban CTSV CĐ – Hỗ trợ.

Hội đồng tham vấn:

Trưởng BCTSV, trưởng G/Nhóm các cộng đồng;
Ban Thư ký, Ban Cố vấn;

Tiến độ thực hiện:

Từ 01-10/03: lập kế hoạch và xây dựng quy trình phỏng vấn;
Từ 11-15/03: trình BĐH xin ý kiến;
Từ 16 -18/03: phổ biến toàn quốc;
Từ 19/03 – 10/04: phỏng vấn xét cấp lại;
Tháng 04/2021: hoàn thành công tác sau phỏng vấn.

Nơi nhận:

- Ban Điều hành Quỹ;

- BCTSV các cộng đồng;

- Lưu: VP.

TM. BAN ĐIỀU HÀNH

P. GIÁM ĐỐC

(đã ký)

Ngô Khánh Sơn