Lên kế hoạch chi tiết và rõ ràng
Tạo cho bản thân thói quen lên kế hoạch chi tiết, rõ ràng sẽ mang lại hiệu quả không ngờ trong công việc. Trong từng giai đoạn, bạn cần có kế hoạch rõ ràng, không chỉ kế hoạch chung cho công việc mà cả kế hoạch cá nhân. Việc sắp xếp các kế hoạch theo mức độ quan trọng từ nhỏ đến lớn, từ ít quan trọng đến rất quan trọng là cách chạy deadline hiệu quả giúp bạn thoát khỏi tình trạng “sập nguồn” khi thời điểm cuối năm đã đến rất gần.
Cố gắng với quyết tâm cao độ
Ở bất kỳ công việc, vị trí nào, cố gắng không ngừng và quyết tâm cao độ là những yếu tố cực kỳ cần thiết. Khi ý thức được tầm quan trọng của sự quyết tâm và không ngừng nuôi dưỡng nó thì công việc sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng và hiệu quả hơn. Hành trình sự nghiệp là một đường đua, nếu dừng lại bạn sẽ gặp thất bại.
Sự cố gắng với quyết tâm cao độ là cách chạy deadline hiệu quả của cô sinh viên mới ra trường Thu Hằng. Ở thời điểm này năm ngoái, công việc viết content quảng cáo mà Hằng đang làm trở nên bận rộn hơn bao giờ hết khi các nhãn hàng chuẩn bị ra mắt sản phẩm mới dịp cuối năm. Những ngày này, Hằng phải “cày” đến sáng hay chỉ chợp mắt 2 đến 3 tiếng mỗi ngày là điều bình thường. Vất vả là vậy, nhưng ở thời điểm hiện tại, nhờ sự nghiêm túc, chăm chỉ và cầu tiến, Hằng đã quen và thấy không quá áp lực với khối lượng công việc. Bên cạnh đó, Hằng còn cho rằng, việc chạy deadline tối mặt tối mũi là trải nghiệm đáng nhớ và giúp bản thân trưởng thành hơn nhiều.
Đưa ra mức thời gian hợp lý
Để tránh tình trạng deadline đè ngộp thở, bạn cần biết cách ước tính và đưa ra khoảng thời gian hoàn thành công việc hợp lý. Bạn không thể đưa khối lượng công việc trong 30 ngày và lên kế hoạch hoàn thành nó trong 3 ngày. Điều này hoàn toàn vô lý và không khả thi. Vì vậy, để tránh tình trạng sập nguồn cuối năm, bạn hãy tính toán thời gian hợp lý để đảm bảo công việc hoàn thành đúng thời gian nhưng không bị chán nản hay kiệt sức bởi khối lượng công việc khổng lồ.
Đúng người đúng việc
Mỗi công việc sẽ có một tính chất, đặc thù riêng sẽ phù hợp với khả năng của từng nhân sự. Vì thế, nếu là người quản lý, bạn cần nắm được khả năng của từng người để giao công việc phù hợp. Nếu bạn có đội nhóm, hãy làm việc nhóm để các thành viên có thể đưa ra những sáng kiến phù hợp nhất.
Nếu là nhân sự nhận việc, một số công việc đôi khi sẽ vượt qua khả năng của bạn; hoặc trong quá trình làm việc sẽ xảy ra những tình huống bất ngờ vượt tầm kiểm soát mà bạn không kịp ứng phó. Lúc này, bạn cần báo lên cấp quản lý để có hướng xử lý phù hợp, tránh những rủi ro không đáng có ảnh hưởng đến tiến độ và doanh nghiệp.
Ghi chú thông báo – cách chạy deadline hiệu quả
Những vật dụng đơn giản như giấy và bút là vũ khí lợi hại giúp bạn chạy deadline hiệu quả hơn. Trong cuộc họp, bạn hãy take note mục tiêu, nhiệm vụ… để có thể dễ dàng và nhanh chóng đọc lướt các mục tiêu chính đã được thảo luận. Qua đó, bạn có thể nhìn ra cần phải làm gì để hoàn thành dự án.
Để công việc không bị trễ deadline, việc ghi chú thông báo ở từng giai đoạn của kế hoạch là điều cần thiết. Sau khi lên kế hoạch thực hiện chi tiết theo từng giai đoạn, bạn nên ghi chú lại để nhắc nhở bản thân hoàn thành đúng các cột mốc thời gian đã đặt ra.
Phân chia công việc thành những task nhỏ
Không phải ôm đồm xử lý một lúc nhiều việc sẽ giúp bạn hoàn thành công việc nhanh hơn. Hãy phân chia công việc ra từng phần để giúp não bạn hoạt động logic, cũng như không gây sự nhàm chán cho bạn. Bên cạnh đó, còn tiết kiệm thời gian cực đỉnh. Với cách này, bạn cũng sẽ giảm tải được stress và căng thẳng. Qua đó, cách chạy deadline để tránh “sập nguồn” cuối năm nay sẽ không còn là vấn đề khó đối với bạn.
Giữ tinh thần thoải mái
Tinh thần thoải mái sẽ kéo theo cảm xúc tốt, đây là nền tảng cho một ngày làm việc hiệu quả. Nếu bạn gặp căng thẳng thì hãy ngưng công việc lại một chút, dành thời gian thư giãn, vận động hoặc ăn uống nhẹ nhàng để bổ sung năng lượng. Dù deadline có “dí tới cổ”, bạn cũng nên hạn chế làm việc trắng đêm nhiều, điều này sẽ gây ảnh hưởng đến bộ máy sinh học, gia tăng mệt mỏi khiến tinh thần lẫn sức khỏe suy giảm.
Đưa các website “ngốn nhiều thời gian” vào danh sách đen
Là dân văn phòng, việc lướt Facebook, Twitter, lượn lờ các trang mua sắm, thương mại điện tử trong giờ làm việc đã trở thói quen và sở thích. Đây là phương thức giải trí khá tốt nhưng cũng là một trong những lý do hàng đầu khiên công việc bị trì trệ và kém hiệu quả khi bạn dành thời gian quá nhiều cho chúng.
Vì thế, để không bị phải “thức trắng đêm chạy deadline”, bạn hãy dùng các ứng dụng như SelfControl để khóa các website không cần thiết mà bạn thường tốn hàng giờ đồng hồ truy cập vào đó.
Tránh các sai lầm khi lập deadline
Cách chạy deadline hiệu quả là tránh các sai lầm khi lập deadline. Một số sai lầm như: deadline bị trùng lên nhau, deadline vượt quá khả năng thực tế, chia giai đoạn deadline không phù hợp, bắt chước người khác đặt deadline.
Hy vọng bài viết trên đã cho bạn cái nhìn toàn diện hơn về cách chạy deadline hiệu quả. Hãy luôn cố gắng lên kế hoạch cho bản thân mình để tình trạng “sập nguồn”, “trễ deadline”, “chạy deadline”, “không kịp deadline” vào dịp cuối năm không còn là những “cơn ác mộng” nữa nhé!
(St & Bt: Lê Minh)